İşten Uzakta, Çevik Kalmak!..

Bu kriz fırsata dönüştürülebilir mi? COVİD-19’u idrak ettiğimiz şu günlerde İŞTEN UZAKTA, ÇEVİK KALMAK! Peki, ama nasıl?..


Boston Consulting Group mentorlarından Benjamin Rehberg , Martin Danoesastro , Shilpa Kaul ve Liza Stutts’ın “How to Remain Remotely Agile Through COVID-19” başlıklı ortak makalelerini Inter Motto ortaklarından, iletişim danışmanı ve eğitmen V. Tolga Hancı‘nın çevirisiyle paylaşıyoruz…

Son dönemin en popüler kavramlarından biri olan çeviklik konusunda çok fazla çalışma yapılıyor, bu konu özelinde eğitimler ve çeviklik özelinde kurumsal koçluklar dünyada olduğu gibi ülkemizde de giderek çoğalıyor.
Tüm dünyada yapılan bunca çalışmadan çıkan birçok sonuç var ve çeviklik bir yapıysa eğer, bu yapıyı ayakta tutan en önemli kolonlardan biri “Takımların birlikteliği”. Birlikte çalışan ekipler çeviklik konusunda daha üretken ve verimli olurken, karar alma süreçleri de çok daha hızlı ve iyi çalışıyor.

Birlikte çalışan takımlar daha dayanıklı, daha çevik
Bunu reklam sektöründe sayısız defa tecrübe etmiştim; müşteri ilişkileri ve yaratıcı ekiplerinin birlikte (aynı bölümü/odayı paylaşarak) çalıştığı ajanslarda; yaratıcılık, anlayış, müşteriye cevap verme hız ve kabiliyeti olumlu yönde büyük değişiklik gösteriyordu.
Peki, Covid-19’un bütün dünyayı kasıp kavurduğu şu günlerde takımların birlikte çalışması mümkün mü? Bildiğimiz anlamda birlikte çalışmak mümkün değil elbette! Yapabilen tüm kurumlar, çalışanlarını eve yolladı ve evden çalışma konusunda koşulları organize ettiler bile.

Bu durumda aynı mekanda birlikte çalışamayan ekipler yine de çevik kalabilir mi?
Böylesi koşullar; tüm ekiplerin üretkenliğinde düşüşler yaratacak -özellikle de yeni oluşturulmuş olanlarda… Bununla birlikte “Ekipler hâlâ çevik kalabilir mi?” sorusunun cevabı kocaman bir EVET!
Yani uzaktan çalışmak ekiplerin çevikliğini ortadan kaldıran bir sorun değil… Bilakis; çevik kalabiliyorsanız uzaktan çalışmak çok daha kolay hale geliyor. İşte uzaktan çalışmayı çok daha etkili hale getiren ve çevikliği çalışma koşullarının bir parçası yapabilen şirketlerin işlerini kolaylaştıran “Çeviklik Prensipleri”.
• Katı önceliklendirme: Birikmiş işleri düzenli bir şekilde belirleyip tasfiye etmek bireylerin ve takımların çalışma zamanlarını en kıymetli ve önemli konulara ayırmalarını garantiler.
• Küçük, görevler paylaşabilen otonom gruplar olarak çalışmak: Küçük ve otonom ekipler daha hızlı ve kolay dayanıklılık geliştirir ve koşullar karşısında daha esnek olabilir. Ekip küçükse ihtiyaç anında yöne değiştirme kabiliyeti de kolaylaşır.
• Düzenli toplantı ritmini yaratıp korumak: Düzenli bir toplantı ritmi insanların birbirinden haberli ve ahenkli çalışmalarında büyük yarar sağlıyor. Aynı zamanda evden çalışanlar arasında işbirliğini güçlendiriyor.
• Çevik liderlik: Anımsayın; iyi liderler daima somut fayda ve hedeflere odaklanarak ekiplerin ortak bir vizyon doğrultusunda çalışmalarına fırsat yaratırlar. Çevikliği sağlayan en önemli etken liderin kendisidir.
• İşin Özü – Çeviklik; -belirli bazı uygulamalardan ziyade- kültürel değerlerin, prensiplerin ve davranışların bütünüdür.
Takımlar bu prensiplere bağlı kalırlarsa hayat ve işler yeniden normal döngüsüne girene kadar etkin ve etkili performans göstermeyi sürdürebilirler.
İşte ekiplerin emek ve çabalarını doğru şekilde odaklayabilmeleri için yapılacaklar:

UYUMU SÜRDÜRÜN
Bütün çevik organizasyonların özünde küçük, işlev/görev paylaşımlı, yetkilendirilmiş ekipler olduğunu söyledik. Otonom davranma yetisi ekiplerin işi sahiplenmesi ve yaratıcılıklarını ateşlerken; daha çabuk karar verebilmelerini ve daha hızlı harekete geçmelerini sağlıyor. Öte yandan daha yüksek derecede bir otonomi sadece yüksek derecede uyumlanmış ekiplerde mümkün. Ve elbette eğer ekip üyeleri uzaktan çalışıyorsa bu uyumun önemi daha da büyük oluyor.

Çevik liderler; ekiplerinin şirketin tüm amaç, strateji ve önceliklerine uyumlu çalıştığından iki kere emin olmaları gerekiyor. Bunun anlamı şu: Liderlerin amaç odaklı iletişim kurmaları önemli. “Ne”yin “Neden” yapıldığını açıklayarak üyelerin, takım hedeflerine odaklı ve daha büyük iş amaçlarına bağlı kalmasını sağlamalılar. Bu uyumu sağlamak normal zamanlarda otonominin öncüsü olur ama dikkat dağıtan birçok şeyin ortaya çıktığı ve ekibin birbirinden ayrı düştüğü böylesi zamanlarda uyum her zaman olduğundan çok daha önemli hale gelir.

SEREMONİLERİ ÖNCELİKLENDİRİN
Uzaktan çalışıldığında düzenli seremoniler, iş gününe ekibin alıştığı yapıyı ve normalliği yeniden getirir.
Sanal toplantı ve konuşmalara; ekibin birbiriyle temasta olacağı 60 ila 90 dakikalık seanslarla müşterek bir düzen getirmek önemlidir. Böylece gelişmeleri, öngörüleri ve gelecek haftanın planlamasını paylaşırken, yönetimin ofis iletişimi üzerinden geçmek ve ortaya çıkan risk ve sorunları kaldırmak mümkün olabilir.
15 ila 30 dakikalık günlük konuşmalar; dünden bu yana yaşanan gelişmeleri, günün planını gözden geçirmek ve olası engel ve sorunları kaldırmak için kullanılır. Buna ek olarak sanal toplantılar (mümkünse görüntülü konferans şeklinde) ve anında mesajlaşmalar da çalışanların iletişiminde kullanılabilir.
Bu yaklaşım liderin ajandası ve taahhütleri konusunda şeffaf kalmasına yardımcı olur. Örneğin; çevrimiçi ajandasında belli saatleri çalışanların da görebileceği şekilde işaretleyebilir. Her çevik lider düzenli seremonilere ve ekipleriyle temas noktaları oluşturmaya zaman ayırmalıdır.

SANAL GEREÇLER KULLANIN
İyi haber şu: Günümüzde oldukça çok sayıda sanal gereç var ve çok işe yarayabilirler. Webex ve Zoom gibi görsel ve işitsel konferans gereçlerini kullanmayı değerlendirin. Çalışma saatleri boyunca sürekli bir çevrimiçi bağlantı hem resmi hem de gayri resmi iletişimi kolaylaştırır.

Özellikle uzaktan çalışma döneminin başlarında gün içinde sıkça yapılacak arama ve konferanslar, çalışanların bu yeni tür etkileşime daha hızlı adapte olmalarını sağlar. Kullanılan sanal konferans gerecinin; büyük toplantı devam ederken katılımcıların bire bir görüşmelerine de olanak verir özellikte olması düzeni simüle etmek açısından önemli. Sanal beyaz tahta fiziksel ayrılığın üstesinden gelmek için bir başka yararlı gereç. Aynı zamanda; Egnyte, Hangouts, Jira ve Trello gibi sanal işbirliği gereçleri ve Slack benzeri iş-odaklı mesajlaşma platformları da uzaktan çalışan takımların birlikte çalışma hissini ve dolayısıyla çevikliğini artırmaya yardımcı olur.

SANAL EKİP KÜLTÜRÜ OLUŞTURUN
Bu uzaktan çalışmanın belki de en zor ve en önemli kısmı olabilir. Kültür, çalışma mekanının soyut ama son derece kritik öneme sahip bir yönü ve ekipler fiziksel olarak ayrı olduğunda kolaylıkla kaybolabilir. Siber uzayda, bir araya gelip de sohbet edilebilecek bir yemekhane ya da kafeterya yok.
İyi liderler takım üyeleri için bir kültür algısı inşa etmenin yaratıcı yollarını ararlar. Bu yollardan biri üyeleri; liderin yeni çalışma ortamına davet etmek olabilir. Liderler yeni “home-office”lerinin fotoğraflarını paylaşabilir ve hatta takım üyelerini bir sanal tura çıkarabilirler. Bir başka metot, üyelere bazı görevler atayarak takımın odağını korumasını garantilemek ve görev taahhütleri konusunda takımı cesaretlendirmek olabilir.

Örneğin;
– Bir “Kara Delik Polisi” takımın gereksiz tartışmalara sıkışıp ana konudan uzaklaşarak kaybolmamasını sağlayabilir.
– Ya da bir “Zen Ustası” takımın enerji seviyesinin üst düzeyde kalmasıyla ilgilenebilir.
– Veya bir “Zaman Bekçisi” zamanın verimli kullanılması konusunda sorumluluğu üstlenebilir.

Sadık kalınırsa; işlevsel bir kültür oluşturmaya yardımcı üç kuvvetli uygulama daha var:

Empati: Bazı insanlar, iş ortamlarının toptan bozulmasına diğerlerinden daha hızlı tepki verebilirler. Örneğin çocuk sahibi olanlar, evde çocuğu olmayanlardan daha zorlu koşullarda çalışmak zorundalar. Bu değişen iş ortamını herkesin farklı algılayacağını göz önünde bulundurarak, çeşitli bakış açılarını herkese açık bir yaklaşımla sergileyin. İş ve yaşam koşulları yeniden normalleşene kadar; birbirlerinin koşullarından haberdar üyelerden oluşan bir takım, olmayan bir takımdan çok daha etkili bir biçimde operasyonları yürütür.

Şeffaflık: Tek kesin ve belirli olan şeyin belirsizlik olduğu zamanlarda liderler, yaklaşan teslim tarihlerinden vermeleri gereken kişisel cevaplara kadar, işe dair her konuda şeffaflığı korumaya ekstra çaba harcamalı… Verecekleri cevap “Şu anda bunu bilmiyorum” olsa bile.

Birliktelik: Mesai çalışanlarını birbirleriyle sohbet etme konusunda cesaretlendirin. Ofiste kahve içerken yapılan o sohbetler ilişkiyi sürdürmek için gerekli. Tüm çevrimiçi konuşalar işle ilgili olursa işler yürümez. Çalışanlara bu izolasyonla nasıl başa çıktıklarını, çocuklarının nasıl olduğunu sorun.

COVİD-19 krizinin ne kadar süreceğini kimse bilmiyor. Görünen o ki birçoğumuz -belki birkaç ay boyunca- veya olmasa bile haftalarca uzaktan çalışmak durumundayız. Üretkenlik etkilenecektir ama canımızı yanması gerekmiyor. Hemen şimdi atılacak çevik bir adım, uzaktan çalışan ekiplerin çok daha etkili ve fonksiyonel kalmalarını sağlarken gelecekte de onları daha dayanıklı hale getirebilir.

 

Kaynak: Boston Consulting Group

İngilizce orijinalinden çeviren: V. Tolga HANCI / İletişim Danışmanı, Kurumsal Eğitmen, Yönetici Koçu